A. Bescherming van uw persoonsgegevens

Verveen Accountancy en Advisering neemt uw privacy zeer serieus. Door Verveen Accountancy en Advisering is een privacy beleid ontwikkeld dat in overeenstemming is met de Wet op Bescherming Persoonsgegevens en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het privacy beleid van Verveen Accountancy en Advisering wordt geeffectueerd in de interne procedures en in de inrichting van processen, systemen en relevante (interne) documentatie.

Beginselen voor verwerking van persoonsgegevens.

Verveen Accountancy en Advisering verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de beginselen van verwerking van persoonsgegevens zoals deze in de AVG zijn bepaald. De beginselen zijn:

•  Rechtmatig, behoorlijk en transparant
•  Verwerking uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden
•  Persoonsgegevens juist en vertrouwelijk
•  Niet meer of langer dan noodzakelijk
•  Passende technische en organisatorische maatregelen

B. Gebruik van persoonsgegevens door Verveen Accountancy en Advisering

Verveen Accountancy en Advisering gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens gebruikt, zoals naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, emailadres, telefoonnummers, en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens. Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van de overeenkomst of wettelijke plicht.

Burgerservicenummers (BSN)

Voor het verzorgen van belastingaangiften, subsidieaanvragen en de salarisadministratie is Verveen Accountancy en Advisering vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht Verveen Accountancy en Advisering uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.

Financiële (persoons)gegevens

De kern van de activiteiten van Verveen Accountancy en Advisering wordt gevormd door het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken. De documenten worden, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt ook voor inloggegevens, zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. Verveen Accountancy en Advisering heeft hier haar technische en organisatorische beveiliging op afgestemd.

Gegevens op www.verveenacc.nl

Naast de persoonsgegevens zoals hiervoor genoemd gebruikt Verveen Accountancy en Advisering gegevens die worden achtergelaten op onze website. Naast de hiervoor genoemde gegevens betreffen dit gegevens over activiteiten op de website, internetbrowser en apparaat type.

C. Grondslag voor verwerking van persoonsgegevens

Verveen Accountancy en Advisering heeft persoonsgegevens nodig voor haar bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt voorts met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk onderdeel zijn van de producten en diensten die Verveen Accountancy en Advisering aan haar klanten levert.

De privacywet stelt voorwaarden voor verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij een belangrijke uitgangspunt. Verveen Accountancy en Advisering verwerkt persoonsgegevens uitsluitend als één van de grondslagen van toepassing is, die in de wet worden genoemd. Hieronder worden verschillende doelen genoemd waarvoor Verveen Accountancy en Advisering persoonsgegevens verwerkt met de bijbehorende grondslag voor verwerking.

De grondslag op grond waarvan Verveen Accountancy en Advisering vrijwel alle persoonsgegevens verwerkt is de noodzaak voor een goede uitvoering van een overeenkomst of als voorbereiding voor het afsluiten van een overeenkomst. Dit geldt voor alle dienstverlening die Verveen Accountancy en Advisering voor haar klanten verzorgd, de overeenkomsten met (software) leveranciers, de arbeidsovereenkomsten met haar werknemers en alle bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is.

De grondslag ‘voldoen aan een wettelijke verplichting’ is van toepassing op bijvoorbeeld de plicht tot meewerken aan fiscale controles. Voorts is Verveen Accountancy en Advisering in de bedrijfsvoering gehouden aan enkele wettelijke plichten, zoals het verifiëren van de identiteit van klanten in het kader van de Wwft.

De grondslag voor het verzamelen van gegevens op de website is het verzenden van onze nieuwsbrief, het in contact kunnen komen met een bezoeker via telefoon of email en het verbeteren van de website en het aanbod van diensten en producten af te stemmen op de bezoeker.

D. Inschakeling derden

Verveen Accountancy en Advisering schakelt derden in om haar dienstverlening efficiënt en veilig te laten verlopen. Dit zijn bijvoorbeeld leveranciers van softwareproducten en ICT-systemen, gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners. De dienstenverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Verveen Accountancy en Advisering. Indien deze partijen noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens waarborgen.

E. Doorgifte aan derden

Uw persoonsgegevens worden door Verveen Accountancy en Advisering nooit zonder uw uitdrukkelijke toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij controle door opsporingsinstanties die een wettelijke opsporingsbevoegdheid hebben.

F. De rechten van de betrokkenen

De AVG is erop gericht de privacy rechten van de betrokkene, zijnde de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, te versterken. Hieronder worden de rechten van betrokkenen toegelicht.

Inzage

Indien u van mening bent dat Verveen Accountancy en Advisering uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u vragen om inzage. Verveen Accountancy en Advisering geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en alle andere informatie over de verwerking waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt.

Rectificatie of gegevenswissing

Als na inzage blijkt dat de persoonsgegevens die Verveen Accountancy en Advisering van u verwerkt niet correct zijn, kunt u vragen om rectificatie. Ook kunt u Verveen Accountancy en Advisering vragen uw gegevens te wissen. Verveen Accountancy en Advisering zal dit verzoek honoreren, behalve wanneer er dwingende wettelijke belemmeringen zijn om dat te doen. Verveen Accountancy en Advisering zal u informeren over het al dan niet doorvoeren van een rectificatie of gegevenswissing.

Beperking en bezwaar verwerking

U heeft altijd het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en Verveen Accountancy en Advisering te verzoeken de verwerking te beperken of te staken. Indien er geen wettelijke belemmeringen zijn, zal Verveen Accountancy en Advisering uw verzoek honoreren. Verveen Accountancy en Advisering zal haar besluit aan u melden.

Indien u van uw rechten gebruik wilt maken, kunt u schriftelijk of per email een verzoek indienen. Voor de contactgegevens wordt verwezen naar paragraaf I. Wij controleren altijd uw identiteit voordat wij u de gevraagde gegevens verstrekken.

Cookies of vergelijkbare technieken op de website

Verveen Accountancy en Advisering gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen in de browser van de computer, tablet of smartphone van de bezoeker. Verveen Accountancy en Advisering gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat voorkeursinstellingen worden bijgehouden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast worden cookies geplaatst die het surfgedrag bijhouden zodat op maat gemaakte content en advertenties kunnen worden aangeboden. Bij het eerste bezoek aan de website wordt de bezoeker geïnformeerd over deze cookies en wordt toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. De bezoeker kan zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunnen eerder geplaatste cookies worden verwijderd.

G. Technische en organisatorische beveiliging

Verveen Accountancy en Advisering doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Verveen Accountancy en Advisering houdt zich aan de wet- en regelgeving, verwerkt uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als Verveen Accountancy en Advisering uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft, worden ze verwijderd. De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen.

Alle medewerkers van Verveen Accountancy en Advisering hebben een geheimhoudingsplicht en mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als zij deze voor hun werk nodig hebben. De computersystemen, ICT-netwerken en bedrijfsgebouwen van Verveen Accountancy en Advisering zijn beveiligd op een niveau dat noodzakelijk is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens. Verveen Accountancy en Advisering eist hetzelfde niveau van beveiliging ook van organisaties waarmee Verveen Accountancy en Advisering samenwerkt, zoals leveranciers van software en netwerkbeheerder(s).

H. Inbreuk op de beveiliging (datalek)

Ondanks alle technische- en organisatorische maatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.

I. Contactgegevens

Als u meer wilt weten over uw rechten onder de privacywetgeving en de manier waarop Verveen Accountancy en Advisering met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u per email een informatieverzoek indienen bij Verveen Accountancy en Advisering (arnout@verveenacc.nl). Dat geldt ook als u klachten heeft. Verveen Accountancy en Advisering zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw vraag of verzoek reageren.